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工作中,一定要跳出这五种误区

栏目:职场生涯   发布时间:2017/04/10   来源:培训杂志   编辑:trainingmagazine

误区
那些越多越糟的事情

职场中,那些越多越糟糕的事情。

本文是2017年4月推送的第17篇干货,计3735字。您今年至关于累计浏览了5.57本《卓有成效的管理者》。

文 | 张良计
来源 | 张良计(ID:zhang_liangj)

开会的人数并不是越多越好

开会的人数其实不是越多越好

在职场中,会议是一个典型的集体流动,需要集思广益,群策群力。但现实情况却是当每一个人的目标权责不清晰的时候,参会人数越多就越难得出一致的结论,进而难以推进工作继续进行下去。那些动辄十几人的会议,历来都不会产出“明智”的决议,更多时候只是起到一个宣告和履行的作用而已经。

那末如何解决会议冗杂的问题?

精简会议人数,明确权责划分,增添时间压力。

我过去工作的一家公司在这一点上就做的很好。每一次开会老板都会招集核心团队成员(大约 3 - 5 人),他们大多都是各个部门最有设法的人,我们内部把这称为“S.W.A.T team"(相似于反恐精英小组的意思)。

会议中的每一个人都必需针对议题提出观点和见解。并且会议中必定要有一名把控全局节奏的主持人,每一当会议主题产生偏离时,他都必需把大家拉回到主轴上来。

每一次针对一个议题讨论 30 - 60 分钟,时间一到会议结局。这个"S.W.A.T team" 的成员履行轮换机制,贡献不出观点的人会被替代掉,以保证每一次会议讨论的高效进行。

这么做的益处首先是节俭了大家的时间。许多在会议上贡献不出设法的人,没有必要参加会议,他们可以用这个时间去做其他的工作。

其次,规定会议结局的时间能让大家的精力更为集中,而没有贡献的人随时会被替代掉,这样的“压力”也会促使预会人员全心投入进来。最后,主持人的存在相当首要,他起到一个监督和管理睬议的作用,防止让会议的主题被浸没在各种不相干的信息噪音中。

管理的人数并不是越多越好

管理的人数其实不是越多越好

至于管理者的思惟定式“向下管理,向上负责”,著名管理学家陈春花教授提出自己的看法,她认为,正确的逻辑应当是:向上管理,向下负责。

向上管理:要管理自己的老板,一个人的管理对象其实只有一个人——你的直接上司。由于管理需要资源,而资源的分配权利在上司手中,你所需要做的就是取得资源,所以就需要对上司进行管理。

杜拉克也曾经说要“向上管理”:“为了给你、你的上司和公司获得最佳成就,而成心识地配合你的上司一块儿工作的进程”,这就是向上管理。向上管理的核心是树立并培育优良的工作关联,好的工作关联是由五个方面组成的:

  • 融洽的工作方式;
  • 互相期盼,双方都会发现对方是一个最佳的参照物,各自会不自觉地拉伸自己的指望;
  • 信息活动,你们之间的信息交换特别首要;
  • 诚实与可靠,记住向上管理是一个互相依赖的关联,不是管理与被管理的关联,是配合和帮助的关联;
  • 公道应用上司的时间和资源,你的上司拥有的资源会对你获得成效拥有抉择性的作用。


PPT的页数其实不是越多越好

尽管 PPT 制作地精美很首要,但这些都是树立在观点清晰的基础上。

许多人以为 PPT 页数堆砌得越多就越显得自己很细心努力,对项目的贡献就越大,这是典型的目标错位。时刻记住, PPT 的作用是传递观点。

如果一堆精美的数据、报表、文字资料、设计图标都不能准确表述你想要说明的问题,那末这些都是无用功,对看和听的人而言更是一种折磨。

我不止一次见过明明用三五页纸就可以说明清楚的问题,非要写成几十上百页的 PPT 。要了解 PPT 的技能只能锦上添花,身后的思惟才能济困扶危。

你至于一个问题的分析和洞察,才是最有价值的东西。固然在这身后你需要做大量的筹备工作,但这些信息没必要体现在你的 PPT 里,而应当保存在脑海里。

PPT 只是万事俱备时欠的东风。

举个最典型的例子

下面这份 PPT 是国外一个叫 Tim Young 的人做的。他用这 7 页纸胜利说服了风投公司对他的创业项目投资了 1000 万美金。

第一页:封面
公司核心成员介绍

第二页:公司核心成员介绍
公司核心数据变现和收入情况

第三页:公司核心数据变现和收入情况。
最有价值的一页

第四页:最有价值的一页,公司对未来的发展趋势判断。
留出时间思考和提问

第五页:空白页,留出时间思考和发问。
现有客户的概览

第六页:现有客户的概览。
公司接下来的发展目标

第七页:公司接下来的发展目标。
万美元的生意

1000 万美元的生意 7 张 PPT 就解决了,想一想你经手的生意要写多少页 PPT ?

重质量而不是数量,找到听众最关切的核心问题进行阐释,不相关的信息全体剔除了。如果用 20 页 PPT 都讲不清楚一个问题,你用 100 页一样讲不清楚。

这里的窍门是精于心,简于型。

工作时间其实不是越多越好

除了非你的工作价值只能按时间来计算。这里我想简单谈一下关于“心流”的问题。

所谓“心流”

“心流”就是当人们全身心肠投入去做一件事情时的精神状况。

最初提出这个概念的是美国心理学家米哈里。他在钻研画家作画的时候,发现当画作进行地很顺利时,画家历来不在意劳累、饥饿或不适,他们全神贯注地投入在面前的画作里,身心到达高度的兴奋和充实感,灵感无限。就好像我们说的“文思如泉涌”,这个状况就是“心流”。

后来心流被广泛应用在各类领域。经由不断的钻研发展,科学家发现到达心流的人都有两个首要特点:

1.人们在为喜爱的事情努力时、当内在念头存在时,会更易进入心流的状况。这就象征着进入心流的人必需从事的是自己认同的工作,而非外界逼迫完成。

2.当目标越明确时,人们至于自己能否胜任就越有掌控,也越能够专注地努力,而不会瞻前顾后、犹豫拖延。这象征着盲目和隐约的目标是不能协助我们进入心流的,只有对自己的能力与目标之间有一个切实清晰的评估掌控时,才能进入心流。

让我们回到加班这件事。

多数情况下,我们的加班并不是是自己所愿,更可能是由于外界的不可抗因素(譬如临时增添的工作任务,部门配合不当酿成的时间拖延等)。在这类状况下员工的内心是对比消极的,很难到达工作中的“心流”状况。

此外,许多时候加班的缘故就是由于目标不清晰,任务分配不公道致使工作沟通呈现障碍,发生诸多无用功。大家把时间都花在界定职责规模和无效沟通上,缺少清晰可行的目标,这样让心流的进入更为难以达成。

其实国外已经有钻研表明,尽管加班在短时间内能够暂且晋升工作效力,然而久而久之会让加班者效力延续走低乃至低于正常工时的效力,并且还会给加班者造成错觉认为“我每天加班必定比不加班的人工作高效。”

下面这张图来自 CamMi Pham 的文章,最初发表在 Medium 上。

工作效率和工作时长的关系
工作效力和工作时长的关联

作者通过自己的实际经验和钻研发现每一周工作60 小时的情况延续超过两个月,出产力降落的积累效应就会致使完工日期推延,而一样的人数每一周只工作40-50 小时乃至还会更早完工。

这表明长时间加班其实不会晋升工作效力,反而还会让它下降。

更有钻研表明,熬夜以后不管白日干很多么好,人们的情绪都不会过高。更首要的是前瞻性的思考、主动行为的意愿、对冲动的按捺、乐观程度、同理心、EQ以及创造力等也会大幅降落。这样是更不可能到达“心流”状况的。

所以说,加班其实不是时间越久越好。

公道拆分目标,依据员工实际能力来制订切实可行的任务分配规划才能真正晋升工作效力。

邮件的字数其实不是越多越好

举个例子,工作中不专业的邮件会写成下面这样:

“Hi Kelly,

上次和你说的广告牌的合作项目我们现在分批次进行。然后现在我们合作的一家巴士公司有 500 辆新车,今年会增添到一千台。他们现在全体是新车, 51 座的现在不能在车上打广告, 24 座的可以,然而未来会改装成7座了专门招待机场贵宾。现在我们要设计一套方案,车身均可以做广告,大客车路线是跑市区徐家汇的。

下面是这些巴士的具体介绍(中间省略大段班车介绍的文字)......

我们是外行不了解这个广告投放方案应当怎样做。现在手头的资料在附件里全体发给你了,我们现在正在忙着安装广告牌忙地不可开交,等一下晚上还要去供应商那里开会。如果你有啥问题随时问我。方案的话但愿能够尽快给到,谢谢!”

第一次看完这封邮件的人一定会崩

第一次看完这封邮件的人必定会奔溃。写邮件的人没有思考到浏览者的心境,而是自顾自得把手上的信息一股脑全体扔出去,浏览者很难从中摘阅紧要信息。

一样的内容,专业的邮件会写成下面这样:

Hi Kelly,

正如一周前邮件和您沟通过的,关于 xx 巴士公司的广告项目,现在我们这边的进展情况更新以下:

1. 可以安装广告牌的巴士由上次说的 500 台现在增添到 1000 台;

2. 这 1000 台巴士都是 7 座巴士,它们是由之前的 24 座改装过来的,未来将主要负责接送机场贵宾;

3. 目前我们需要设计一套商业推行方案,针对这 1000 台巴士在未来 6 个月内的广告招商投放做出详细的规划,规划的具体需求在这封邮件的附件 1 里;

4. 关于 7 座巴士的具体介绍可以参考邮件附件 2 ;

以上就是目前项目的全体进展,我们但愿方案初稿能够在下周五以前完成。如果您这边还需要其他的资料或有不清楚之处请随时联络我。在这个项目上我会延续和各位维持对接,有任何更新状态我也会及时告诉各位。

谢谢!

首先,大段的文字在工作邮件中是不受欢迎的。这里的窍门是学会使用 bullet point , 也就是将紧要信息分层,几句话一个信息点,言简意赅。

其次,需要分清楚啥是核心信息,啥是参考信息。上面例子中,明显核心信息是项目进展的更新状态,由于接下来的工作都是基于这个开始,因而需要在邮件中第一时间告诉对方。

而巴士型号的具体介绍,项目规划的需求内容,这些长篇累牍的文字是不合适在邮件中显现的。由于你需要思考到邮件的接管方和抄送方,不是项目的直接操作人是不需要了解这些信息的。最佳的做法是做成附件资料,让具体操作项目的人事后查阅。

邮件作为平常工作中的首要工具,它的目的是增进高效沟通而不是抒发感情。过量情绪化的词语,摸棱两可的词语,会给接管方造成信息爆炸感的文字,全体都要删除了。

写邮件不能只思考将自己的信息一股脑全体丢出去,更要思考读邮件的人能否依据邮件迅速准确地舆解你的需求。

本文来源于张良计

本文来源于张良计(ID:zhang_liangj),图片来源于网络。文章仅代表作者个人观点,不代表“培训杂志”立场。

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